Von Thomas Stensitzki und Ansgar Jahns

 

Vor welchen Herausforderungen stehen Schulen in Deutschland bei der Nutzung von Microsoft 365 im Allgemeinen und Microsoft Teams im Besonderen?


Mit diesem Blogartikel möchten wir die besondere Situation der Schulen in Deutschland ansprechen. Es sind mehr die praktischen und täglichen Herausforderungen, die uns zu diesem Artikel inspiriert haben. Wir hoffen, dass Ihnen die Informationen weiterhelfen, die Voraussetzungen für eine Nutzung von Microsoft Teams in Ihrer Schule zu schaffen.


Die Nutzung digitaler Lehrplattformen hat in den letzten zwei Jahren überproportional zugenommen. Verschiedene Anbieter stehen Ihnen zur Auswahl. Microsoft bietet Schulen, Universitäten und anderen Lehrbetrieben mit dem cloudbasierten Angebot Office 365 EDU ein passend zugeschnittenes Angebot. Der Einsatz von cloudbasierten Lernlösungen ist gerade in Deutschland eine Herausforderung. In diesem Blogartikel möchten wir weniger auf die juristische Diskussion eingehen, da sie an anderer Stelle geführt werden muss.

 

Da es naturgemäß viele verschiedene Herausforderungen gibt, mit denen sich der Bildungssektor auseinandersetzen muss, können wir in diesem Artikel nur ausgewählte Schwerpunkte beispielhaft diskutieren.

 

Die föderale Struktur in Deutschland

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Die föderale Struktur der Kultushoheit in Deutschland und die Wünsche des Digitalpakts stehen teilweise im Widerspruch zueinander. Diese Struktur ist über viele Jahrzehnte systemisch gewachsen. Was Vorteile hat, aber natürlich auch Nachteile. Unsere persönliche Einschätzung ist, dass zukünftig die Nachteile immer mehr überwiegen dürften. Der Grund hierfür ist recht simpel:

 

Die Globalisierung und die dynamische und unabhängige Entwicklung des weltweiten Internets kennt keine politischen Grenzen.


Ganz im Gegenteil: Die Bildung muss sich an die rasante Entwicklung der Wirtschaft anpassen und nicht umgekehrt. Aufgrund der komplizierten Hierarchien und den notwendigen politischen Abstimmungen in allen Bundesländern und auf Bundesebene kann es durchaus zehn Jahre und teilweise noch länger dauern, bis neue Berufsbilder und Bildungsgänge am Markt umgesetzt werden können. Die Privatwirtschaft hat diese Zeit jedoch nicht. Daher boomt u.a. der Markt der privaten Bildungsanbieter, die wesentlich schneller und agiler neue Bildungskonzepte am Markt platzieren können, zumal viele staatliche Abschlüsse selbst heute noch nicht überall im eigenen Land anerkannt sind. Das passt jedoch nicht zu den Anforderungen eines globalen Marktplatzes.

 

Datenschutz

Auch der Datenschutz unterliegt der föderalen Zuständigkeit und unterliegt der Hoheit der Datenaufsichtsbehörden der einzelnen Bundesländer, der Schulträger, Kommunen, Städte sowie Landkreise. Ein kompliziertes Konstrukt, das Viele vor große Herausforderungen stellt.

 

Mit diesem immer wichtiger werdenden Thema fühlen sich Schulen manchmal auf weiter Flur allein gelassen. Gerade in den Hochphasen der Lockdowns waren viele Lehrkräfte von heute auf morgen auf stabile, schnell skalierende, einfach zu bedienende und möglichst kostengünstige digitale Lernangebote angewiesen. Eine Vorbereitungszeit gab es faktisch nicht. Eine digitale Plattform musste von Null auf Hundert sofort verfügbar sein. Eine Zeit großer Verunsicherung.

 

Diese Situation brachte viele Betroffene an die Grenzen ihrer Belastbarkeit, von den bürokratischen Hindernissen ganz abgesehen. Konkrete und schnelle Unterstützung war teilweise Mangelware. Es gab seitens der Aufsichtsbehörden mehr Verbote als in der Praxis brauchbare Alternativen. Auch gab es sogar Androhungen von Bußgeldern gegen Lehrer. Die Lehrkräfte wurden hierdurch nicht nur verunsichert, sondern auch zum Sündenbock für eine verfehlte Digitalpolitik der letzten Jahrzehnte gemacht. Aber es gibt natürlich auch viele gute andere Beispiele, weshalb man hier keine pauschale Wertung abgeben kann.


Es kommt - wie immer - auf den Einzelfall an. Die vielen Schulen, die sich vor Jahrzehnten bereits auf diesen Weg gemacht haben, konnten mehr oder minder fast mühelos den Schalter umlegen und digitale Lernangebote für Homeschooling sofort anbieten.
Viele Lehrende haben sich teilweise dennoch in dieser Zeit alleingelassen gefühlt. Alle haben im Grunde aber das gleiche Ziel: “Einen guten digitalen (hybriden) Unterricht anzubieten”. Es ging am Ende nur darum, die Kohlen aus dem Feuer zu holen und das Beste aus der schwierigen Situation zu machen. Leider hat in dieser Zeit der Datenschutz einen schweren Imageschaden erlitten. 


Selbstverständlich muss man sich vor der Auswahl einer Lern- und Lehrplattform mit den rechtlichen Anforderungen intensiv auseinandersetzen. Und hier zeigt sich das eigentliche Dilemma. Eigentlich sind Verordnungen, wie die DSGVO, europaweit einheitlich gültig, werden jedoch in den einzelnen Mitgliedsländern und selbst innerhalb Deutschlands sehr unterschiedlich ausgelegt.


Fakt ist weiterhin, dass es “per se” niemals eine "pauschale” Freigabe für IT-Produkte - welche auch immer - geben kann.

 

Aufgrund des risikobasierten Ansatzes der DSGVO, muss zwangsläufig zunächst immer vorab der Umfang (Scope) der geplanten Anwendungen, Dienste und Apps von dem Verantwortlichen definiert werden. Diese müssen dann einzeln rechtlich geprüft werden, was die Verträge, Datenverarbeitung und die Datenflüsse etc. betrifft. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um lokale, hybride oder um reine Cloudlösungen handelt. Insgesamt geht der Trend klar zu Cloudprodukten.


Die Übermittlung in Drittländer macht diese rechtliche Beurteilung mit dem sogenannten Transfer Impact Assessment (TIA) nicht einfacher. Microsoft bietet hierfür ab dem Jahr 2022 das "EU Data Boundary" Programm für deutsche Kunden an, was sehr positiv ist. Der Startschuss hierfür wurde bereits im November 2021 mit Teilfunktionen von Microsoft Forms gelegt.


Das Thema der Drittstaatenübermittlung kann allerdings nicht von Microsoft allein gelöst werden, sondern ausschließlich von der Politik. Microsoft bietet hierzu am 16. Dezember 2021 ein interessantes Webinar an.

 

Die IT-Infrastruktur und der Flaschenhals

In der Hochphase des Home-Schoolings hat sich gezeigt, dass viele Plattformen schnell an die Leistungs- und Kapazitätsgrenzen gekommen sind. Gerade beim Thema Skalierbarkeit kam es zu vielen Problemen. Wenn sich montagmorgens um 8 Uhr, 50.000 Schüler gleichzeitig einloggen wollten, waren Serverzusammenbrüche, Ausfälle und Netzwerkprobleme nicht immer zu vermeiden.


Diese Ausfälle beherrschten wochenlang die Schlagzeilen der Presse. Auch wenn es nicht alle Schulen gleichermaßen betraf, waren es deutschlandweit gesehen doch sehr viele. Auch Hackerangriffe waren keine Seltenheit. Der digitale Unterricht wurde sogar teilweise eingestellt aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken.


Man darf aber auch nicht aus den Augen verlieren, dass eine funktionierende IT-Plattform am Ende immer nur so leistungsfähig ist, wie auch das Endgerät (BYOD) am anderen Ende.

 

Dies gilt in gleichem Maße für die Internetanbindung in der Schule oder Zuhause. Auch heute sind noch viele Schulen noch immer nicht an ein Glasfasernetz angeschlossen. Viele verfügen noch immer über kein funktionierendes und stabiles WLAN-Netz und das trotz der vielen Gelder aus dem Digitalpakt. Zum 1. Juni 2021 war die Hälfte der bereitgestellten Mittel immer noch nicht abgerufen. Über die Gründe kann man sehr vortrefflich diskutieren.


Es fehlt überall an qualifiziertem IT-Personal, auch an den Schulen. Schnell wurde der Ruf in der Pandemie nach “Digitalen Hausmeistern” laut. Dies mag für eine kleine Grundschule, ohne Server und mit nur 20 PCs und einigen Beamern, vielleicht noch funktionieren. Für große Schulen mit komplexen IT-Infrastrukturen ist dies jedoch definitiv keine Option.


Daher wird gerne der klassische Informatik-Lehrer von heute auf morgen zum verantwortlichen Administrator “befördert”. Dies ist jedoch auch häufig aus der Not heraus geboren, da sich kaum andere Personen für diesen Job finden lassen.


Fakt ist jedoch auch: IT wird von Jahr zu Jahr immer komplexer und benötigt daher immer häufiger Vollprofis und keine Teilzeit-Administratoren, ohne damit jemandem nahe treten zu wollen. Viele machen einen großartigen Job!


Neben dem Unterricht als Lehrer müssen die Teilzeit-Administratoren noch viele andere komplexe Aufgaben bewältigen. Hierzu gehören je nach Skills und Level:

Firewall updaten, Ausschreibungen vorbereiten, Angebote einholen, Lieferantenkontakte pflegen, DNS-Netzwerkprobleme auflösen, NAS und Backups regelmäßig überprüfen, WLAN und Druckerprobleme fixen, Hotfixe und Patches einspielen, Monitoring im Auge behalten, LAN-Dosen patchen, VPN Zugänge einrichten, Benutzerverwaltungen pflegen, Sonderwünsche der Schulleitungen und der anderen Lehrkräfte erfüllen, monatlich Server patchen und gleichzeitig noch unterrichten u.v.m.

Dies ist jedoch nur eine sehr kleine Auflistung der anstehenden Aufgaben.


Für die meisten wird solch ein Ansatz am Ende jedoch vermutlich nicht wie gewünscht funktionieren. Größere Migrationsprojekte werden gerne in die Ferien verlagert, was eine weitere hohe Stundenbelastung bedeutet. Andere Systeme müssen am Wochenende oder nach Feierabend per Fernwartung aktualisiert werden, um den Unterricht am nächsten Tag nicht zu gefährden. Ein Spagat!

 

Schulen betreiben heute in Teilen hochkomplexe IT-Systeme, bis hin zu sehr anspruchsvollen Virtualisierungsplattformen. Dies kann eine einzelne Lehrkraft nicht mehr als Teilzeitjob erfüllen. Hier sind Profis aus dem IT-Dienstleisterbereich notwendig. Aber auch hier ist immer die Situation vor Ort entscheidend, der Trend zu mehr Komplexität ist jedoch eindeutig - "VUCA" lässt grüßen.


Es darf auch nicht vergessen werden, dass neben den rein technischen Aufgaben noch andere wichtige Aufgaben wie Datenschutz, Security, Governance, Compliance und die Einhaltung der komplizierten föderalen Schulgesetze warten. Ist das ein Job für wenige Wochenarbeitsstunden? Sicherlich nicht. In der IT-Branche sind aktuell über 86.000 IT-Stellen unbesetzt. Es ist daher sehr unwahrscheinlich, dass Schulen das notwendige qualifizierte Fachpersonal finden werden.


Jeder wächst mit seinen Herausforderungen:

Dennoch macht IT sehr viel Spaß und wird nie langweilig. Ein toller Job! Die Motivation des Ganzen?
“Wenn du morgens zur Schule kommst, keiner über IT spricht und dich alle gut gelaunt grüßen, dann läuft im Backend alles fein. Ist das nicht der Fall, hörst du es schon bevor du die Haustür verlassen hast. Das ist garantiert. Über IT wird immer nur dann gesprochen, wenn es “NICHT” klappt!

Auch eine Erfahrung, die man machen muss…“

 

Was sind die Alternativen?

Diese liegen vor allem in der Nutzung der Cloud mit sogenannten SAAS-, IAAS- oder PAAS-Diensten, auch bekannt als das Prinzip von “Shared Responsibility” - also der geteilten Verantwortung. Je nach Geschäftsmodell verteilen sich die Aufgaben unterschiedlich zwischen den Kunden, in diesem Beispiel der Schule und dem Plattformanbieter, wie z.B. Microsoft. Dieser ist in der Regel auch der Auftragsverarbeiter der Daten und teilweise auch Verantwortlicher nach DSGVO.


Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
Microsoft kümmert sich um die Infrastruktur im Rechenzentrum, um das Management der Plattformen wie georedundante Datensicherung, Skalierung, Cyber-Security, Virenschutz, Abrechnung und um die permanente Weiterentwicklung der Produkte. Der Kunde als Verantwortlicher kümmert sich um die Bereitstellung der Dienste und Funktionen sowie die Lizenzierung und um Datenschutz.


Eine Skalierung ist aber technisch nur dann möglich, wenn der Plattformanbieter auch über ein relevantes Datenset verfügt. Ohne Telemetriedaten, Diagnose Daten, Professional Daten etc. lässt sich heute ein Clouddienst kaum noch performant bereitstellen. Dies muss aber andererseits auch aus Datenschutzgründen lückenlos dokumentiert werden. Am Ende wollen die Anwender nicht nur eine Datenschutzkonformität, sondern vor allem auch Stabilität, Sicherheit und eine gute Performance.


Aus diesem Grunde hat Microsoft Teams, mit mehr als 150 Millionen Usern “Daily Online”, auch während der gesamten Pandemiezeiten immer tadellos funktioniert.

 

Welche Aufgaben hat die Schule noch, wenn sie Microsoft 365 verwendet?

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Im Prinzip muss eine moderne und zeitgemäße Schule heute lediglich “nur noch” morgens die Türen aufschließen. Microsoft kümmert sich um die Bereitstellung der Plattform.


Die Schule in der Zukunft:
In Zeiten von BYOD (Bring Your Own Device) wird die Anzahl der Endgeräte (Tablets, Notebooks, Smartphones) sicherlich immer weiter zunehmen, da herkömmliche Desktop-Clients einfach viel zu schnell veraltet und insgesamt sehr pflegeaufwendig sind.


Ganz radikal gedacht benötigt eine Schule im Grunde daher “nur” noch ein leistungsfähiges und gut abgesichertes WLAN-Netzwerk in allen Klassenräumen, ausreichende Access Points passend zur Schülerzahl im Klassenraum, eine Dark-Fibre Internet-Anbindung sowie mobile Endgeräte. Die Lehrenden bringen z.B. dann auch ihr eigenes Endgerät zum Unterricht einfach mit. Das erhöht die Flexibilität im Unterricht. Dann wird nur noch z.B. ein Microsoft Surface HUB benötigt oder alternativ ein anderer großflächiger Monitor.


Die Schule benötigt daher - konsequent zu Ende gedacht - zukünftig keine eigene Server Infrastruktur mehr. Diese müssen, da ja schnell veraltet, im Schnitt alle 5-7 Jahre teuer und aufwendig erneuert werden, von den regelmäßigen Wartungs-, Lizenz und Supportkosten mal ganz abgesehen.


Der IT-Administrator kann sich bei Microsoft 365 und Microsoft Teams vollkommen auf die Benutzerverwaltung und auf das Schulmanagement fokussieren. Die Ferien kann er nun, im Gegensatz zur alten Welt, ganz entspannt genießen, da die Sicherheitsupdates von Microsoft rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr automatisch bereitgestellt werden. Hier sitzen tausende Vollprofis rund um die Uhr im Rechenzentrum und garantieren somit ein Maximum an Sicherheitsstandards.


Natürlich liegt immer noch die Gesamtverantwortung für den Datenschutz bei der Schule, aber das ist in der “alten Welt” auch nicht viel anders gewesen.


Microsoft Teams EDU leistet einen sehr hohen Anteil am Erfolg von Microsoft.


Die Lehrkräfte können agil in Klassenteams arbeiten, mit dem EDU OneNote-Kursnotizbuch Dokumente und Informationen leicht, schnell und sicher austauschen oder mit Microsoft Forms Feedback einholen und per OneDrive Dateien austauschen. Als innovative Schule können sie sich z.B. mit SharePoint Online ein ansprechendes und hochmodernes Schulintranet aufbauen, das dem Kollegium zur Verfügung steht. Natürlich ist Microsoft 365 auch auf allen mobilen Endgeräten verfügbar.


Zusammengefasst daher noch einmal die vielen Vorteile von Microsoft 365 für eine Schule:

  • hohe Flexibilität
  • geteilte Verantwortung
  • hochdynamische Produktinnovation (siehe Microsoft 365 Roadmap)
  • hohe Sicherheitsstandards, wie z. B. Multi-Faktor-Authentifizierung oder passwortlose Anmeldung
  • positive wirtschaftliche Effekte auf die TCO-Quote, da nur Lizenzen benötigt werden
  • Entlastung für die IT-Abteilung der Schule
  • Integrierte Funktionen für die kollaborative Online-Zusammenarbeit
  • hohe Compliance- und Datenschutzstandards
  • transparente Prozesse


“Kollaboration beginnt im Kopf und nicht mit Technik”


Daher hier noch unser persönlicher Podcast Tipp zum Abschluss dieses Artikels.

 

Weiterführende Links

 

Die Autoren

Ansgar Jahns

Ansgar Jahns ist gelernter Reiseverkehrskaufmann und hat nach seiner Ausbildung Tourismusmanagement sowie Wissensmanagement an der Uni Hamburg studiert. Er ist ausgebildeter Lehrer für Fachpraxis.

 

Ansgar Jahns hat langjährige Erfahrungen als Expedient im Firmenreisedienst für internationale Konzerne, Dozent für IT-Management und Onlinemarketing an der Hotelfachschule Hamburg und in den Bereichen IT- Administration und IT-Projektmanagement. Er ist zertifizierter Datenschutzberater (TÜV Süd) und als SharePoint Administration für Berufliche Schulen in Hamburg tätig. 

 

 

Thomas Stensitzki

Thomas Stensitzki ist ein führender Technologieberater mit Schwerpunkt auf Microsoft Messaging- und Collaboration-Technologien und Inhaber der Granikos GmbH & Co. KG. Er ist regelmäßig Gastsprecher auf internationalen Konferenzen und leitet die Microsoft Teams User Group Berlin.

 

Seit 2018 ist er MVP für Office Apps & Services.

 

Thomas ist MCT Regional Lead für Deutschland und hält Microsoft Trainings für Microsoft 365, Microsoft Teams und Exchange Server.

 

 

 

Quellen

 

Fotos

  • Stühle Und Tisch Zu Hause. Creative Commons Zero (CC0) Lizenz, Pixabay
  • Text Im Regal, Creative Commons Zero (CC0) Lizenz, Pixabay

 

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